IT Automatisierung mittels EDI/EAI Tool

Welcher Administrator kennt es nicht?
Es steht ein neuer Mitarbeiter in der Tür und stellt sich vor. Erwartungsvoll blickt dieser den Administrator an und möchte seine Zugangsdaten für Windows, Netzwerk, SAP erfahren, aber in der IT wusste niemand von dem neuen Mitarbeiter.
Welcher Admin hat es noch nicht erlebt? Tippfehler im Namen eines Mitarbeiters, eine nicht gemeldete Abteilungsänderung, oder ein nicht bekannter Abgang eines Mitarbeiters.
Wenn dann der Wirtschaftsprüfer in die IT kommt, erwischt dieser bei seiner Stichprobe natürlich genau einen dieser Fälle und die IT, obwohl nur ausführender Bereich, steht in schlechtem Licht weil die Nachweisdokumente fehlen.
Am Markt gibt es Workflowsysteme die solche Themen zu verbessern suchen und man kann mit der Implementierung eines solchen Systems wunderbare Projekte machen.
Aber es geht auch einfacher, schneller und sicherer. Lobster _data kann hier Prozesse automatisieren und dafür sorgen, dass die Verantwortung für korrekte Stammdaten dort liegt wo sie hingehört: in der Personalabteilung.Es ist folgenden Umgebung gegeben:
SAP als führendes System im Personalwesen, Microsoft Windows mit ActiveDirectory als Verzeichnisdienst und Lobster _data mit den entsprechenden Konnektoren (SAP und LDAP).
Die Personalabteilung pflegt in der Regel die Personalstammdaten inkl. der Abteilungszugehörigkeiten recht gewissenhaft, da diese schließlich auch die Basis für Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung sind. Hiervon kann die IT Abteilung profitieren, denn Lobster _data kann entweder per IDOC, welches von SAP bei Änderungen am Personalstamm erzeugt wird, oder mit einem einfachen RFC ReadTable an diese Stammdaten herankommen.
Auf der anderen Seite kann Lobster _data über den LDAP Konnektor mit dem Active Directory kommunizieren. Zusätzlich benötigt man noch eine kleine Hilfsdatenbank in der gespeichert wird, welchen AD Berechtigungsgruppen ein Mitarbeiter einer Abteilung per Default zugewiesen werden soll und schon kann man sein Active Directory auf aktuellstem Stand halten.Man kann sogar noch mehr tun, denn der Weg funktioniert auch rückwärts.
In der Regel werden Telefonnummern und z.B. eMail Adressen in der IT vergeben. Diese Informationen werden im SAP Personalstamm oftmals benötigt und müssen manuell von der Personalabteilung nachgepflegt werden.
Aber natürlich kann Lobster _data auch hier die Daten in SAP schreiben sobald diese im ActiveDirectory eingetragen oder geändert wurden.Diese Herangehensweise lässt sich auch auf andere Systeme ausweiten. Wie wäre es, wenn die SAP Benutzer für bestimmte Personen über diesen Weg zu erzeugen? Stammdaten im CAQ oder BDE System aktuell zu halten?
An viele Systeme kommt man über Datenbankschnittstellen oder andere Konnektoren die Lobster _data bietet heran und kann hier Stammdaten aktuell halten und Berechtigungsvergaben automatisieren, auch wenn diese Systeme keine eigene Schnittstelle z.B. zu SAP haben.
Das nennt man dann EAI 😉Ein großer Vorteil einer solchen Herangehensweise liegt auch im Bereich Nachweisführung und Datenschutz.
Bei jeder Datenveränderung kann Lobster _data über ein Excel Template einen wunderbaren Report erzeugen der als Information und Nachweis dient.
Da die Hoheit der Stammdaten in der Personalabteilung liegt, wo aus Datenschutz Sicht grundsätzlich eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten vorliegt, und die Personendaten nicht mehr manuell weitergegeben und die Daten schon gar nicht in ein zusätzliches Workflowsystem übertragen werden, sondern mit Hilfe von Lobster _data nur dort automatisiert aktuell gehalten werden wo sie auch benötigt werden, genügt eine zentrale Verfahrensbeschreibung im Personalwesen und den Anforderungen ist genüge getan.
Als Datenquelle muss übrigens nicht zwingend SAP vorhanden sein, auch eine gut gepflegte Zeiterfassung die eine Datenbankschnittstelle bietet, eignet sich hervorragend. Wir haben hier z.B. mit IPEV und Matrix von DormaKaba gute Erfahrungen gemacht.Für die Interessierten hier ein paar Informationen zu den SAP

Technische Details

SAP Tabellen

  • PA000
    Eintritt / Austritt und Beschäftigungsstatus
  • PA001
    Abteilung, Tätigkeit , Kostenstelle, Name
  • PA002
    Namensdetails, Geburtsdatum, Geschlecht
  • PA0050
    Zeiterfassungsinformationen (Stempelchip)
  • PA0105
    Kommunikationsdaten wie eMail Adresse, Mobiltelefon, SAP Systembenutzer

SAP RFC Bausteine

  • Infotyp 0105 (Kommunikation) lesen und manipulieren mit folgenden Bausteinen
    BAPI_EMPLCOMM_GETDETAIL
    BAPI_EMPLCOMM_GETLIST
    BAPI_EMPLCOMM_CREATE
    BAPI_EMPLCOMM_DELETE
    BAPI_EMPLCOMM_DELIMIT
    BAPI_EMPLCOMM_CHANGE

Achtung: Änderungen mit diesen Bausteinen erfordern, dass der Stammsatz vorher gesperrt (BAPI_EMPLOYEE_ENQUEUE) und hinterher entsperrt (BAPI_EMPLOYEE_DEQUEUE) wird.
Dies muss innerhalb der gleichen Session erfolgen und funktioniert daher nicht direkt aus einem Lobster _data Profil mittels des call_rfc Filters!

  • Zeitwirtschaftsdaten (An / Abwesenheit, Urlaub, Schicht etc) lesen
    BAPI_PTIMEOVERVIEW_GET

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